Legalizacja dokumentów / apostille w MSZ i ambasadzie – do użycia za granicą
Legalizacja to proces urzędowego potwierdzenia autentyczności podpisu, pieczęci lub stanowiska osoby,
która podpisała dokument urzędowy w Polsce, tak aby mógł on być uznany za ważny w innym Państwie.
Procedura ta jest wymagana w przypadku, gdy państwo docelowe nie jest stroną Konwencji Haskiej (czyli nie uznaje apostille).
Każdy może przynieść swój dokument lub osoby trzeciej do legalizacji.
1. Legalizacja dokumentu w Ministerstwie Spraw Zagranicznych (MSZ)
Pierwszym etapem jest złożenie dokumentu do legalizacji w Departamencie Konsularnym MSZ w Warszawie. MSZ potwierdza autentyczność podpisu oraz pieczęci na dokumencie wystawionym przez polski urząd, notariusza lub szkołę wyższą.
Najczęściej legalizowane dokumenty:
- akty urodzenia, małżeństwa, zgonu,
- dyplomy, świadectwa, certyfikaty uczelni i szkół,
- dokumenty sądowe i notarialne,
- zaświadczenia lekarskie i upoważnienia,
- dokumenty urzędowe wymagane przy zatrudnieniu za granicą.
Adres MSZ:
Ministerstwo Spraw Zagranicznych – Departament Konsularny
ul. Krucza 38/42; Warszawa
Godziny przyjęć: pon.–pt. 9:00–14:00 (tylko po umówieniu)
Więcej informacji:
2. Legalizacja w ambasadzie lub konsulacie kraju docelowego
Niektóre dokumenty przed legalizacją w MSZ muszą byż zalegalizowane w Sądzie Okręgowym właściwym miejscowo, Ministerstwie, NAWA, KIG itp. Przed legalizacją w MSZ trzeba upewnić się , jakiej czynności urzędowej potrzebujemy i zastosować kolejność "zbierania pieczątek" przed efektem końcowym.
Po uzyskaniu pieczęci MSZ, dokument należy złożyć do ambasady lub konsulatu kraju, w którym ma być użyty.
Placówka dyplomatyczna potwierdza autentyczność podpisu urzędnika MSZ, finalizując proces legalizacji.
Uwaga:
Niektóre ambasady wymagają wcześniejszej rejestracji wizyty lub wypełnienia elektronicznego wniosku.
Przed złożeniem dokumentu zaleca się kontakt z konsulatem danego kraju, aby ustalić szczegóły (opłatę, czas oczekiwania, wymagane tłumaczenia).
3. Tłumaczenie przysięgłe (jeśli wymagane)
W wielu przypadkach, po legalizacji dokumentu, wymagane jest jego tłumaczenie przysięgłe na język urzędowy kraju, w którym ma być użyty. Tłumaczenie można wykonać przed lub po legalizacji – zależnie od wymogów ambasady.
4. Legalizacja dokumentów komercyjnych i firmowych
Dokumenty handlowe (np. faktury, certyfikaty pochodzenia, pełnomocnictwa firmowe) muszą być wcześniej poświadczone w Krajowej Izbie Gospodarczej (KIG), a następnie zalegalizowane w MSZ i w ambasadzie kraju, w którym będą przedstawiane.
5. Pomoc agenta wizowego
Nasze biuro oferuje kompleksową pomoc w procesie legalizacji:
- sprawdzenie poprawności dokumentów,
- złożenie i odbiór w MSZ,
- legalizacja w ambasadzie lub konsulacie danego kraju,
- dostarczenie gotowych dokumentów kurierem pod wskazany adres.
Skontaktuj się z nami, jeśli potrzebujesz pomocy w legalizacji dokumentów do użycia w krajach takich jak: Arabia Saudyjska, Zjednoczone Emiraty Arabskie, Kuwejt, Nigeria, Angola, Katar, Egipt i inne państwa spoza systemu Apostille.